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Social Media ist im Aufbau.
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Verschlüsselte Online Geschäftssoftware
Funktionen in konttori
Hier findest du einen genaueren Überblick über die Funktionen, die kalendaro aktuell bietet und die, die
wir für die nähere Zukunft vorgesehen haben.
Der Kalender als Basis für Beruf und Alltag
- Termine in der Online Geschäftssoftware konttori werden in einzelnen Unterkalendern organisiert. Rechnungskalender sind gesondert geschützt gegen Änderungen, sobald sie abgerechnete Termine enthalten. Für Unterkalender können Lese- und Schreibrechte vergeben werden.
- Termintitel werden frei benannt oder aus den mit einem Kalender verbundenen Kontaktgruppen (Kunden, Freunde,...) per Klick ausgewählt, in einer Schnellauswahl oder mit allen verfügbaren Optionen.
- Alle erbrachten Leistungen werden direkt beim Termin aus zugewiesenen Leistungsgruppen einzeln oder als Kette eingetragen. Es können beliebige selbst erstellte Leistungen verwendet werden.
- Wenn Du nichts änderst, sind an Ende eines Kunden-Termins alle notwendigen Rechnungsdaten automatisch in den aktuellen Rechnungsentwurf eingetragen.
- Du siehst optional automatisch von dir ausgewählte Aufzeichnungen aus Texte&Notizen zu den Terminen mit Kunden.
- Es können unterschiedlichste Wiederholungen von Terminen mit Leistungen festgelegt werden. Diese Leistungen sind in den Terminwiederholungen voreingetragen. Sie können für jeden Termin einer Serie verändert werden.
- Für Termine mit mehreren Teilnehmern (Gruppen) können immer gleiche (ein Klick!) oder wechselnde Zusammensetzungen von Kunden eingetragen werden. Und jeder Kunde bekommt dann seine eigene Rechnung. Geplant: Sammelrechnungen.
- Du kannst dich per Desktop Notification an Termine erinnern lassen. MacOS- und iOS-Safari voraussichtlich erst ab irgendwann im Jahr 2023 (nach Angaben von Apple). Terminerinnerungen und Termineinladungen sind in Vorbereitung. Achtung: Das erfordert eine Aufhebung der Verschlüsselung von betroffenen Termindaten.
- Termine aus Google-Kalendern können angezeigt werden. Geplant: Teilen von Kalendern mit anderen, komplett oder anonymisiert.
- Eigene Kalender können importiert werden, z.B. Deutsche Feiertage, Ferien- oder Mondkalender bzw. die Termindaten des Kalenders, von dem du zu kalendaro wechselst.
- Termine können mit einem Klick dupliziert und anderen Tagen wieder gespeichert werden.
Alle Kundendaten an einem Ort:
Grunddaten,
Doku und Terminüberblick
- Kunden und andere Kontakte werden in Gruppen zusammengefasst. Die Einteilung kannst du an deine Anforderungen laufend anpassen.
- Kontaktgruppen werden mit Kalendern verbunden. Die einzelnen Kontakte oder Kunden aus einer Kontaktgruppe werden beim Terminanlegen in einer Liste zur Auswahl angezeigt. Sie können einzeln oder als ganze Gruppe am Termin eingetragen werden.
- Kontakte können flexibel angelegt werden. Das Programm unterscheidet Personen und Organisationen, aber auch Adresstypen.
- Alle Informationen zu einem Kunden werden in vier Tabs zusammengefasst: die Basisdaten im Gesamtüberblick, die Beratungsdokumentation, alle Termine (geplant: mit Anzeige der erbrachten Leistungen) und offene Leistungen/Rechnungen.
Ganz zentral für den Erfolg:
Aufzeichnungen über die Arbeit
- Die Programmsektion Dokumente ist der Ort für alle Arten von Texten, Dokumentationen, Aufgaben und anderen Listen. Aufgrund der automatischen Indizierung und Versionierung aller Datenbankeinträge ist die Nachvollziehbarkeit jeder nachträglichen Änderung in Kundenaufzeichnungen prinzipiell möglich.
- Alle Aufzeichnungen sind in frei benennbaren Gruppen organisiert. Die Gruppenzugehörigkeit von Dokumeneten kann nachträglich verändert werden.
- Für das Erstellen von Texten ist eine schlanke Textverarbeitung eingebaut, die die wichtigsten Formatierungen bietet für alle Arten von Aufzeichnungen. Der Import von Texten aus anderen Apps (z.B. aus Nebo mit der MyScript Handschrifterkennung) ist über den Zwischenspeicher möglich.
- Eine Gruppe von Notizen (z.B. Beratungsaufzeichnungen) kann einer Gruppe von Kontakten (Kunden) fest zugeordnet werden.
- Bei der Erstellung von Aufzeichnungen für einzelne Kunden wird festgelegt, welche Aufzeichnungen direkt bei Terminen im Kalender und in der Beratungsdokumentation des Kunden angezeigt werden sollen.
- Aufzeichnungen können als PDF oder im WORD-Format gespeichert u/o gedruckt werden. Nach einem der nächsten Updates können dafür Briefpapier-PDFs hinterlegt werden. Durch die Duplizierungsfunktion kann jedes Dokument die Vorlage eines neuen Dokumentes werden. Geplant: Verschlüsselter Versand.
Der Preis für gute Arbeit:
Flexibel Abrechnen & Mahnen
- konttori fasst automatisch für jeden Patienten den Status aller Abrechnungen bis zur Markierung als "bezahlt" in einer Liste zusammen.
- Rechnungen werden per Klick erstellt - mit direkter Ein-Klick-Finalisierung aller offenen Leistungen in einer Rechnung oder mit einer Auswahl davon. Voraussetzung ist in dieser einen Situation eine Onlineverbindung, um eine GoBD-konforme Rechnungsnummerierung sicherzustellen. Alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben werden entweder in den Einstellungen voreingetragen oder müssen im optional importierten Briefkopf vorhanden sein). Wiederkehrende Leistungen werden automatisch eingetragen.
- Geplant: Der QR-Code mit den Überweisungsdaten für Banking Apps als Bestandteil einer Rechnung.
- Alle Einträge in einer Rechnung können korrigiert werden, bis sie "abgeschlossen" ist. Fällt ein Fehler erst danach auf, wird mit einem einzigen Klick eine kombinierte Korrektur- und Stornorechnung erstellt. Alle Leistungen der stornierten Rechnung werden automatisch in eine neuen bzw. schon bestehenden Rechnungsentwurf integriert und können korrigiert werden.
- Eine fertige Rechnung wird als PDF unter Verwendung des eigenen Briefpapiers angezeigt, wenn es als PDF importiert wurde ("Formatvorlage"). Sie kann dann ausgedruckt oder gespeichert werden. Das Programm überwacht bei als "versandt" markierten Rechnungen die Zahlungsziele und listet den Status in der Übersicht auf.
- In eine Rechnung können optional Anrede und Stempel/Unterschrift eingefügt werden.
- Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind ebenso schnell erstellt wie Rechnungen, alles vorformuliert, aber für jede Mahnung änderbar und per Klick versandfertig gemacht.
- Bei Gruppenterminen werden Rechnungen einzeln oder als Gesamtrechnung versandt.
Berufliches Wissen und
Fähigkeiten:
Alle Leistungen, individuell beschrieben & sortiert
- Auch Leistungen organisierst du in selbst definierten Gruppen.
- Leistungsgruppen werden mit Kontaktgruppen (Kundengruppen) verbunden. So ergibt sich beim Anlegen von Terminen eine Vorfilterung von möglichen Leistungen. Leistungen können einzeln oder als vordefinierte Leistungskette (Leistungsgruppe) am Termin eingetragen werden.
- Leistungen mit und ohne Mehrwertsteuer werden unterstützt (freie Wahl des Steuersatzes).
- Geplant: Unterscheidung faktorierbare und Kalenderzeit bei Seminaren & Schulungen.
Das Beste aus drei Welten:
Responsiv,
verschlüsselt & synchronisiert
- konttori ist responsiv: Ansicht und Bedienung passen sich an die Displaygröße verschiedener Gerätetypen an. Benutze bequem mehrere Geräte parallel.
- Damit mehrere Geräte parallel benutzt werden können (z.B. Desktop im Büro und Tablet im Behandlungsraum), werden alle Daten nach der Eingabe im Gerät verschlüsselt auf die Remote-Datenbank übertragen (Inhalts- bzw. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Deshalb brauchen wir auch keine Schlüssel, die gestohlen oder missbraucht werden könnten. Und: Jeder Nutzer hat seine eigene Remote-Datenbank. In dieser Datenbank liegt auch der - durch eine (nur dir bekannte) Passphrase zusätzlich verschlüsselte - Hauptschlüssel (Masterkey), der deine Daten ver- und entschlüsselt.
- Die Remote-Datenbank schickt alle geänderten Daten dann sofort an alle anderen Geräte, sobald sie online sind. So kannst du ohne Probleme frei bewegen und zwischen Geräten nach Bedarf hin und her wechseln. Deine Daten bleiben synchronisiert, ohne unverschlüsselt in der Cloud vorliegen zu müssen.
- Das unterscheidet konttori von serverseitigen Web Apps. Auch dort liegen die Daten verschlüsselt in einer Datenbank, jedoch benötigt der Anwendungsserver zur Verarbeitung der Daten den Zugriff auf den Schlüssel (er muss ihn nicht kennen, aber benutzen können).
- Bildlich ausgedrückt: Du legst deine Daten in einen zentralen elektronischen Tresor, aber sie sind außerdem in einer für Unbefugte nicht entschlüsselbaren Geheimschrift geschrieben und nur du hast Zugriff auf den Schlüssel. ➔Unser Sicherheitskonzept
Online und fast immer auch offline-fähig
- Die Offlinefähigkeit ist möglich, weil konttori bei Dir im Browser arbeitet (Firefox, Chrome, Edge, Safari,...) und nicht in der Cloud, z.B. auf gemieteten Servern von Amazon, Google oder IBM. Hinzu kommt die PWA-Fähigkeit, durch die die App mit einem Icon auf den Desktop oder Homescreen gelegt und mit einem Klick gestartet werden kann.
- Offline-Fähigkeit bedeutet, dass alle Daten „lokal" in der Datenbank deines Browsers (natürlich auch verschlüsselt) vorhanden sind. Wird die Onlineverbindung unterbrochen, kannst du dennoch weiter arbeiten. So etwas passiert ja leider immer dann, wenn es am wenigsten passt.
Wir bieten viele Stellschrauben
- Hinweis: Die Einstellungen sind in der aktuellen Version noch nicht voll ausgebaut. Die Möglichkeiten werden laufend erweitert. Konttori ist aktuell deutsch und englisch. Wir können weitere Sprachen bei Bedarf schnell hinzufügen.
- Die Benennung und Einteilung von Kalendern, Kontakten (Kunden), Dokumenten und Leistungen kannst Du selbst selbst an deine Bedürfnisse anpassen.
- Konttori bietet für jede Sektion eine Nutzer- und Rechteverwaltung. Der Hauptnutzer (Admin) legt fest, welcher Subnutzer welche Daten lesen und/oder schreiben darf. So können Kalender, Kontakte und Dokumente einfach geteilt werden.
- Es werden nur die Eintragungen zu Kunden in der Kundendokumentation oder bei den Terminen angezeigt, die Du dafür vorher ausgewählt hast.